Manažment času

z Wikipédie, slobodnej encyklopédie
Prejsť na: navigácia, hľadanie

Manažment času alebo časový manažment alebo riadenie času (ang. time management) je disciplína, ktorá sa zaoberá riadením jedného zo základných ekonomických zdrojov organizácie, ľudskou činnosťou z časového hľadiska (teda organizáciou času).

Základom riadenia času je potreba určiť si jasné ciele a priority.

Priority sa definujú tak, že si určíme, čo je dôležité pre splnenie cieľov a čo menej dôležité (nedôležité) čo je naliehavé pre plnenie cieľov a čo nie je naliehavé. Na základe určenia priorít dôležitosti a naliehavosti vzniknú štyri časové kvadranty, podľa ktorých vieme určiť z celkového objemu času, ktorý máme pre splnenie cieľov, čo je najnaliehavejšie a najdôležitejšie (I.kvadrant), čo je dôležité a menej naliehavé (II.časový kvadrant), čo je naliehavé a menej dôležité (III.časový kvadrant) a čo je nenaliehavé a nedôležité pre pônenie cieľov (IV.kvadrant).

Na základe rozboru časových kvadrantov dokážeme usporiadať činnosti z časového hľadiska tak, že definujeme, koľko času sme ochotní venovať tej-ktorej činnosti a dokážeme eliminovať nepotrebné činnosti z hľadiska plnenia cieľov.

V súčasnosti je vypracovaný model štvrtej generácie manažmentu času. Úlohou tohto modelu manažmentu času je odstraňovanie stresu.

Časový manažment môžme označiť aj ako súbor psychologických poznatkov, vďaka ktorým si vieme určiť priority a zadeliť čas.

Existujú rôzne prístupy pomocou ktorých môže manažér zistiť na aké činnosti míňa svoj pracovný čas.
Medzi ne patria aj:

  • Autosnímka pracovného dňa podľa M. Crkovskej a S. Váchu

(CRKOVSKÁ, M. - VÁCHA, S.: Time management, Eurovia, Praha, 1992)

Autosnímka predstavuje jednoduchý formulár, do ktorého si manažér zapisuje každú činnosť daného dňa. Takúto autosnímku je dobré robiť aspoň 10 dní, pričom každá činnosť by mala byť upresnená - od-do bola vykonávaná, koľko minút, jej naliehavosť (urgentné, odložiteľné), význam(od dôležité až po stratový čas), impulz (moja iniciatíva, nadriadený, podriadený...), ostatné poznámky(napr. forma,periodicita...) Na konci pracovného dňa treba jednotlivé činnosti spočítať a koľko času na ne manažér vynaloží. Za sledované obdobie tak bude mať manažér obraz o tom, ako svoj čas minul.

  • Sledovanie času podľa M.Haynesovej

(HAYNESOVÁ, M.: Management osobního času, Linde, Praha, 1993)

Haynesová tiež odporúča sledovať spotrebu času pomocou formulára, i keď jej je podstatne jednoduchší. Do formulára treba najskôr do stĺpca zapísať jednotlivé činnosti, ktoré manažér vykonáva. Do ďalších stĺpcov si potom napíše časové intervaly 1-5 minút, 6-10 minút až po posledný, v ktorom bude nad 30 minút. Počas dňa si bude manažér do stĺpčekov robiť čiarky a na konci dňa si spočíta koľko času na jednotlivú činnosť minul. Odporúčaná doba na zachytávanie údajov o spotrebe času je podľa autorky 1-2 týždne. Po tomto období si môže vypočítať koľko percent zo svojho času minul na ktorú činnosť, ktoré musí obmedziť alebo eliminovať a pomôže mu to pri ďalšom plánovaní svojho času.

  • Denné záznamy spotreby času podľa Aleca Mackenzie

(MACKENZIE'S,A.:New Time Management, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, 1991)

Na základe svojho výskumu Mackenzie odporúča vedenie záznamu každých 15 minút, pričom by mal obsahovať čas, činnosť, prioritu (od najdôležitejšieho po stratený čas) a poznámky. Na začiatku každého dňa si treba vytýčiť niekoľko najdôležitejších cieľov a počas dňa si ku každému zaznamenať kedy bol splnení. Po skončení pracovného dňa autor odporúča si položiť otázky ako:
Zlepšilo stanovenie cieľov vašu efektívnosť?
Do akej miery ste splnili jednostlivé ciele?
Kto/čo vás najviac vyrušuje? Z akých dôvodov?
Máte sklon zaznamenávať činnosti alebo výsledky? atď.

I keď je vedenie takýchto záznamov náročné, jeho výhodou je hlavne zamýšlanie sa manažéra nad vlastnou prácou.

Dôležitou súčasťou manažmentu času je tiež uvedomenie si, ktoré činnosti manažérov oberajú najviac o čas. Na základe celosvetového výskumu
Mackenzie identifikoval až 153 tzv. zlodejov času.

5 najväčších zlodejov času
1. Vyrušenia telefonátom
2. Neočakávaní návštevníci
3. Porady (plánované aj neplánované)
4. Krízy
5. Neexistencia cieľov, priorít, termínov

Ďalšími "zlodejmi času" v inej interpretácii sú:

  • Nedostatok sebadisciplíny, časté vyrušovanie, odkladanie nepríjemných úloh na poslednú chvíľu,
  • "Otvorené dvere" ktoré umožňujú komukoľvek prísť s čímkoľvek,
  • Priveľa operatívy rozdrobenej do rôzneho času

V ponímaní turbulentných zmien 21. storočia sa kríza neberie už za "zlodeja času".

Referencie[upraviť | upraviť zdroj]