PRINCE2

PRINCE2 je v súčasnosti najrozšírenejšou metodikou projektového riadenia v Európe. Vznikla na podnet britskej vlády a dnes je používaná viac ako 600 000 projektovými manažérmi.

Stručný opis metodiky

Vznikla na základe potreby britskej vlády pre metodiku projektového riadenia a je ňou aj dodnes používaná. Zároveň PRINCE2 používajú aj iné vlády EÚ (napr. Dánska, Holandska), NATO, OSN, ale aj veľké korporátne organizácie ako napríklad Deutsche Post, DHL, Fujitsu Siemens, Logica, Philips Electronics, Sun Microsystems. Certifikáty PRINCE2 už boli vydané viac ako 600.000 projektovým manažérom na celom svete.

História PRINCE2

Metodika PRINCE2 a jej predchodcovia boli vytvorené z dôvodu, že projekty neboli dodávané v rámci rozpočtu a v dohodnutých termínoch. V roku 1975 preto bola spoločnosťou Sympact Systems vyvinutá metodika PROMPTI, ktorá položila základy pre rozdelenie projektov na etapy.

PROMPTI vytvorila základ pre vývoj metodiky PRINCE (PRojects IN Controlled Environment – Projekty v riadenom prostredí) v roku 1989 spoločnosťou CCTA, ktorú vlastní britská vláda. Metodika bola zameraná na IT projekty. Obsahovala už veľmi dôležité základy pre nastavenie hierarchie v riadení projektov, zameranie na výstupy a produkty pre klienta a vedenie projektov, systém pre plánovanie a resourcing (zaistenie prostriedkov) v rámci projektu a zavedenie kontrolných postupov na projekt. Metodika bola označovaná za príliš prísnu a nepraktickú, použiteľnú len pri veľkých projektoch. Potreba pre zmenu v roku 1996 vyústila v zrevidovanie a vznik metodiky PRINCE2™. Revízia bola riadená 150 európskymi spoločnosťami zaoberajúcimi sa riadením projektov. Vznikla tak metodika, ktorá je aplikovateľná na projekty všetkých druhov a v súčasnej dobe je jednou z najznámejších a najpoužívanejších metodík v riadení projektov (popri štandardoch Project Management Institute - PMI a International Project Management Association - IPMA).

Hlavné výhody metodiky PRINCE2™

• Je flexibilná a prispôsobiteľná na akýkoľvek typ projektu
• Je založená na procesoch a zahŕňa celý životný cyklus projektu
• Je obsiahla - zahŕňa všetky dôležité súčasti projektového riadenia
• Jasne definuje role a štruktúru v projektovom riadení, stanovuje adekvátne úrovne zodpovedností
• Vystihuje čo ženie dopredu obchod pre každý projekt a zaisťuje, aby to bolo motívom pre pokračovanie v projekte
• Sú jasne definované a merateľné produkty a zdroje

Hlavné charakteristiky projektu podľa PRINCE2™

• Projekt je riadený zdôvodnením projektu, ktoré sa pravidelne prehodnocuje
• Jasne definovaná štruktúra rolí a zodpovedností
• Založený na procesoch – flexibilný (7 procesov)
• 7 tém podporujúcich procesy
• 2 techniky
• riadené etapy
• plánovanie zamerané na produkty (product based planning)

Procesy PRINCE2™

Projekt PRINCE2™ je riadený siedmimi procesmi a ich aktivitami (podprocesmi), ktoré siahajú od predprojektovej prípravy a vytvorenia rámcového zdôvodnenia projektu až po ukončenie projektu:

• Predprojektová príprava (Starting up a Project)

Predprojektová príprava sa začína obdržaním Mandátu projektu s jednoduchým popisom produktu projektu. Na začiatku zahájenia sa vymenuje výkonný riaditeľ projektu (Executive) a projektový manažér, následne sa zozbierajú relevantné ponaučenia z minulosti, navrhen a vymenuje celý riadiaci tím projektu. Pre každý projekt je nutné zohľadniť, či je projekt realizovateľný a stojí za vynaložené úsilie, čas a financie - teda vytvoriť jeho rámcové zdôvodnenie (outline business case). Je nutné nadefinovať spôsob, akým sa ku projektu pristúpi (Project Approach), zostaviť Popis projektu (Project Brief) a naplánovať iniciačnú etapu.

• Iniciácia projektu (Initiating a Project)

V rámci tohto procesu sa vytvárajú stratégie riadenia rizík, kvality, konfigurácie a komunikácie, ako aj registre rizík, problémov (issues) a kvality. Ďalej je nutné vytvoriť plán projektu, v jeho rámci dekomponovať produkt projektu na jednotlivé produkty a naplánovať ich dodanie. Následne projektový manažér spresní Zdôvodnenie projektu, nastaví kontrolné mechanizmy (ovládače) projektu a dokumenty podáva na schválenie Projektovej rade, ktorá autorizuje projekt.

• Strategické riadenie projektu (Directing a Project)

Proces, ktorý siaha od začiatku až po koniec projektu. Projektová rada strategicky riadi projekt a vykonáva rozhodnutia, ktoré presahujú právomoci projektového manažéra. Schvaľuje iniciáciu i začiatok realizácie projektu, každý plán etapy či výnimky, dáva ad hoc usmernenia, jedná s vedením organizácie či programu (corporate/ programme management) a potvrdzuje ukončenie projektu.

• Riadenie etapy (Controlling a Stage)

Je proces, závislý na rôznych iných procesoch, v ktorom projektový manažér zadáva úlohy vedúcim tímov, zisťuje progres ich plnenia, zachytáva a vyhodnocuje problémy (issues) a následne ich sám rieši alebo postupuje projektovej rade, pokiaľ ohrozujú toleranciu etapy. Projektový manažér pravidelne podáva projektovej rade správy o stave etapy.

• Riadenie dodávky produktu (Managing Product Delivery)

Vedúci tímu na začiatku procesu akceptuje pracovný balík (teda popis toho, čo má dodať a ako pri tom postupovať) od projektového manažéra. Pracovný balík zrealizuje (počas realizácie podáva projektovému manažérovi správy o kontrolných bodoch). Keď daný pracovný balík dokončí, dodá ho projektovému manažérovi, ktorý v procese Riadenie etapy príjme dokončený pracovný balík.

• Riadenie hraníc etapy (Managing a Stage Boundary)

Tento proces zvyčajne začína blízko konca bežiacej etapy. Keď sa etapa končí, treba ju vyhodnotiť a naplánovať ďalšiu etapu. Druhý prípad je, že projektová rada posúdi výnimku oznámenú projektovým manažérom za natoľko závažnú, že mu uloží vypracovať Plán výnimky. V tomto procese sa vytvára Správa o ukončení etapy, plánuje sa nová etapa, aktualizuje sa Plán projektu aj Zdôvodnenie projektu a tieto dokumenty projektový manažér odovzdáva na schválenie projektovej rade.

• Ukončenie projektu (Closing a Project)

Je proces, ktorý projektový manažér vykoná na konci poslednej etapy. Projektový manažér pripraví ukončenie projektu, zabezpečí formálne odovzdanie produktov i vyhodnotenie projektu a podá projektovej rade návrh na ukončenie projektu. Projektová rada musí následne tento návrh schváliť (v procese Strategické riadenie projektu), čím sa projekt končí.

Témy PRINCE2

V projektovom riadení sú témy rozhodujúcimi článkami. PRINCE2 má 7 tém:

• Zdôvodnenie projektu

Je podľa metodiky PRINCE2 riadiacou silou projektu. Obsahuje hlavné dôvody pre uskutočnenie projektu a výhody, ktoré projekt prinesie.

• Organizácia

V organizácii projektu PRINCE2 sú zastúpené 3 kľúčové zložky: biznis - Projektový vedúci, užívatelia - Hlavný užívateľ, oddelenie spoločnosti, alebo organizácia zodpovedná za dodávku - Hlavný dodávateľ.

• Plány

Plány určujú spôsob, akým je možné dosiahnuť ciele pre stanovené produkty, časové osi, ceny a očakávanú kvalitu

• Progres

Progres v projekte zisťuje, či stav projektu korešponduje s plánmi i zdôvodnením projektu a riadi odchýlky.

• Riziko

Riziko je definované ako neistota konečného výsledku. PRINCE2 projekt sa snaží riziká identifikovať a proaktívne na ne reagovať tak, aby projekt mal možnosť uspieť.

• Kvalita

Kvalitu si v procese Nastavenia projektu Projektový vedúci a Hlavný užívateľ presne zadefinujú a počas trvania projektu kontrolujú jej naplňovanie.

• Zmena

Zmeny je v projektovom prostredí nutné kontrolovať skrze zisťovanie ich dopadu na projekt, dôležitosti a ceny. Táto téma ďalej identifikuje, sleduje a ochraňuje produkty daného projektu.

Techniky

PRINCE2 definuje dve Techniky:

• Produktovo-orientované plánovanie (Product Based Planning - PBP)

Tento typ plánovania je možné použiť v akomkoľvek druhu plánovania na projekte. Počas plánovania vznikajú štyri produkty:

1. Popis Produktu projektu

2. Hierarchická dekompozícia produktov (Product Breakdown Structure - PBS)

3. Popisy každého z produktov identifikovaného v PBS

4. Diagram toku produktov (Product Flow Diagram- PFD)

• Vyhodnocovanie kvality (Quality Review Technique)

Vyhodnocovanie kvality má za úlohu overiť, či produkt spĺňa preň zadefinované kritériá kvality.

Skúšky a certifikáty

Veľkou výhodou metodiky PRINCE2 je, že je certifikovateľná a certifikát je medzinárodne uznávaný (celosvetovo viac ako 1 000 000 certifikovaných odborníkov na projektové riadenie). Certifikácia prebieha zložením skúšky certifikačnej autority APMG na dvoch úrovniach – základná Foundation a vyššia Practitioner.

Certifikovať sa je možné jedným z 2 spôsobov:

V rámci certifikačného kurzu APMG akreditovanej tréningovej organizácie (ATO), ktorých zoznam je dostupný na stránke certifikačnej autority APMG[1]. Najväčším poskytovateľom certifikačných kurzov PRINCE2 na Slovensku je spoločnosť POTIFOB, s.r.o., pre ktorú pracuje aj prvý slovenský akreditovaný tréner PRINCE2[2]

Absolvovaním skúšky po samoštúdiu (t.j. bez kurzu) priamo u APMG - mimo Veľkej Británie vo vybraných pobočkách British Council.